Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Laatimispäivä: [päivämäärä]
Päivitetty: [päivämäärä]

1. Rekisterinpitäjä

Yrityksen nimi: [Yrityksen nimi]
Y-tunnus: [Y-tunnus]
Osoite: [Yrityksen osoite]
Sähköposti: [sähköpostiosoite]
Puhelin: [puhelinnumero]

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakkaistamme tarpeellisia tietoja, kuten:

  • nimi ja yhteystiedot
  • ajanvaraustiedot
  • tiedot varatuista ja toteutuneista palveluista
  • laskutukseen ja maksamiseen liittyvät tiedot
  • asiakkaan itse antamat hoidon kannalta tarpeelliset esitiedot
  • mahdolliset asiakkaan terveydentilaan, vammoihin tai muihin hoitoon vaikuttaviin seikkoihin liittyvät tiedot
  • asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät viestit ja yhteydenotot.

Käsittelemme terveydentilaa koskevia tietoja vain silloin, kun niiden käsittely on tarpeellista palvelun asianmukaiseksi ja turvalliseksi toteuttamiseksi ja käsittelylle on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen peruste.

3. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään?

Henkilötietoja käytetään esimerkiksi:

  • ajanvarausten hallintaan
  • hierontapalvelun toteuttamiseen ja asiakkaan tarpeiden huomioimiseen
  • asiakassuhteen ylläpitämiseen
  • yhteydenpitoon asiakkaan kanssa
  • maksujen ja laskutuksen hoitamiseen
  • kirjanpitoon ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen
  • palvelun turvallisuuden ja laadun varmistamiseen.

Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin kuin niihin, joita varten ne on kerätty, ellei muu käyttö perustu lakiin tai asiakkaalta ole saatu siihen tarvittavaa suostumusta.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen esimerkiksi:

  • asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen täytäntöönpanoon
  • yritykselle kuuluvaan lakisääteiseen velvoitteeseen
  • yrityksen oikeutettuun etuun
  • asiakkaan suostumukseen silloin, kun käsittely sitä edellyttää
  • terveystietojen osalta GDPR:n 9 artiklan mukaiseen erityiseen käsittelyperusteeseen silloin, kun terveystietoja käsitellään.

5. Mistä tiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään esimerkiksi ajanvarauksen, asiakastietojen tai vastaanottotilanteen yhteydessä.

Tietoja voidaan saada myös ajanvaraus-, maksamis- tai muista palveluista, joita yritys käyttää asiakassuhteen hoitamiseen.

6. Kenelle tietoja voidaan luovuttaa?

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tai niiden käsittelyyn voidaan antaa pääsy vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista ja lainmukaista.

Tietoja voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavien palveluntarjoajien järjestelmissä:

  • [ajanvarausjärjestelmä, esim. Timma]
  • [maksupalvelu]
  • [kirjanpito-/taloushallintopalvelu]
  • [muut käytössä olevat järjestelmät].

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille silloin, kun laki sitä edellyttää.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeellista niiden käyttötarkoituksen vuoksi tai kuin lainsäädäntö edellyttää.

Kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.

Asiakastietojen ja mahdollisten terveystietojen säilytysajat määritellään erikseen niiden käyttötarkoituksen ja sovellettavan lainsäädännön perusteella.

8. Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Pääsy henkilötietoihin on rajattu henkilöille, joilla on työtehtäviensä perusteella siihen oikeus.

9. Asiakkaan oikeudet

Asiakkaalla on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus muun muassa:

  • saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
  • pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
  • pyytää tietojensa poistamista silloin, kun siihen on lain mukainen peruste
  • pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa
  • vastustaa tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa
  • peruuttaa suostumus silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Oikeuksien käyttäminen voi olla rajoitettua silloin, kun yrityksellä on lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietoja tai muu lainsäädäntöön perustuva peruste tietojen käsittelylle.

10. Oikeus tehdä valitus

Jos asiakas katsoo, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio on saatavilla [verkkosivustolla / yrityksen toimipisteessä].

[Yrityksen nimi]

[Yhteystiedot]Kirjoita tekstisi tähän...